Importer des clients et des rendez-vous
Reprendre la liste de clients et les rendez-vous à venir de ton ancien logiciel : fichiers, les cinq étapes, doublons, annuler et import par Puntelo.
Quels fichiers conviennent
- Excel (.xlsx)
- Liste avec séparateurs (.csv, .txt, .tsv), comme presque tous les logiciels l'exportent
- Contacts en vCard (.vcf), par exemple depuis le portable
- Fichier de calendrier (.ics), par exemple depuis Google Agenda
- ZIP contenant l'un de ces fichiers
Un fichier peut avoir jusqu'à 20 Mo ou 50'000 lignes. S'il est plus grand, partage-le en plusieurs fichiers. Puntelo reconnaît lui-même les caractères (par exemple les accents) ; s'ils ne sont pas justes, tu en choisis d'autres sous « Paramètres du fichier ».
Le déroulement en cinq étapes
- Fichier : sous « Paramètres » → « Importer des données », tu choisis « Importer des clients » ou « Importer des rendez-vous », puis le fichier, et tu cliques sur « Charger et lire ».
- Colonnes : Puntelo propose quelle colonne va dans quel champ. Vérifie les propositions et attribue ce qui manque. Les colonnes sans champ, tu les reprends comme note ou pas du tout.
- Contrôle : les lignes avec une erreur ne sont pas reprises. Les lignes avec un avertissement sont reprises ; ce qui ne convient pas figure dans la note. Tu attribues ici les prestations et les personnes inconnues.
- Aperçu : tu vois combien de clients et de rendez-vous s'ajoutent, sont complétés ou ignorés, et tu décides pour les doublons et chevauchements possibles.
- Terminé : avec « Reprendre », les données sont dans Puntelo.
Attribuer les colonnes est plus facile sur l'ordinateur que sur le portable. Lors de l'import, Puntelo n'écrit rien à tes clients. Pour les rendez-vous à venir, les rappels habituels partent ensuite.
Changer depuis un autre logiciel
Si tu viens d'un autre logiciel de rendez-vous, tu y récupères tes clients et, si possible, les rendez-vous sous forme de liste ou de fichier Excel et tu les charges ici. Puntelo reconnaît les listes de Shore, agenda.ch, Fresha, Treatwell, SimplyBook.me, Booksy et Phorest à leur en-tête et attribue lui-même les colonnes. S'il ne reconnaît pas la liste, tu choisis le logiciel à l'étape « Attribuer les colonnes », sous « Paramètres du fichier », à « D'où vient la liste ? ».
| Logiciel | Clients | Rendez-vous |
|---|---|---|
| Shore | « Kunden » → flèche à côté de « Optionen » → « Export », lien par e-mail | « Auswertungen » → « Berichte » → « Terminliste », seulement dans les grands forfaits |
| agenda.ch | Roue dentée → « Mon compte » → « Mes données », liste ou fichier Excel | même page, par agenda en calendrier (ICS), en liste ou en fichier Excel |
| Calenso | « Kunden » → export en fichier Excel ou en liste, dès le forfait Starter | Vue d'ensemble des rendez-vous → sélectionner les rendez-vous → « actions » → Excel |
| Fresha | « Clients » → « Clients list » → « Options » → Excel ou liste | « Sales » → « Appointments » → période → « Export » |
| Treatwell | « Kunden » → « Exportieren », seulement avec l'accès principal | pas d'export ; saisir les futurs rendez-vous à la main |
| Salonkee | pas d'export décrit ; demander au support de Salonkee | pas d'export décrit |
| Timify | exporter les clients en liste, une fois toutes les 24 heures | exporter les réservations en liste |
| SimplyBook.me | « Reports » → « Client report » → Excel ou liste | « Reports » → « Booking details » → Excel ou liste |
| Booksy | demander l'export au support de Booksy | sans noms des clients ; saisir les futurs rendez-vous à la main |
| Phorest | « Manager » → « Reports » → « Additional Reports » → « New Clients » | « Manager » → « Reports » → « Additional Reports », rapport des rendez-vous par personne |
| KLARA | « Kunde / Partner » → ligne de filtre → « Export » → « Kunden / Partner » | pas d'export décrit |
Note les bons cadeaux, avoirs et forfaits ouverts avant le changement, par exemple comme note dans la fiche du client ; ils ne sont pas repris. Les avis sur une plateforme y restent.
Doublons et chevauchements
Si le contact et le nom correspondent à un client existant, Puntelo fusionne les entrées. Pour les autres doublons possibles, tu décides : « Fusionner », « Créer séparément » ou « Ignorer la ligne ». Ce que tu laisses ouvert est créé séparément.
Si un rendez-vous à venir chevauche un rendez-vous existant, tu adaptes l'heure, tu le reprends comme conflit ou tu l'ignores. Les rendez-vous passés arrivent dans Puntelo comme terminés, ceux à venir comme réservés.
Pas sûr ? Avec « Essai avec les 20 premières lignes », tu essaies d'abord en petit.
Annuler un import
Pendant 30 jours, tu annules entièrement un import avec « Annuler ». Ce que tu as modifié depuis reste protégé ; Puntelo te le montre et ne le retire que si tu le demandes expressément.
Import par Puntelo
Tu préfères ne pas le faire toi-même ? Écris-nous de quel logiciel tu viens ; nous convenons avec toi de la façon dont le fichier nous parvient. Si l'accès par Puntelo est activé, nous préparons l'import. Tu reçois un e-mail, tu vois l'aperçu et tu décides avec « Valider et reprendre » ou « Ne pas valider ». Toi seul peux l'annuler.
Tu n'as pas trouvé ce que tu cherches ?
Écris-nous à hallo@puntelo.ch. Tous les thèmes figurent dans l'aperçu.