Agenda

Aujourd'hui, jour et semaine

« Aujourd'hui » montre la journée avec les créneaux libres entre les rendez-vous. Avec ‹ et ›, tu feuillettes ; « Aujourd'hui » te ramène au jour même. Sur le portable, tu choisis la personne en haut ; à partir de la largeur d'une tablette, chaque personne a sa propre colonne.

Sous « Agenda », tu passes de « Jour » à « Semaine », tu choisis une date et une personne. Avec « Afficher les annulés », tu vois aussi les rendez-vous annulés.

Inscrire un rendez-vous au téléphone

1. 1Dans l'agenda, touche un créneau libre ou « Inscrire un rendez-vous ». Avec « Changer de personne ou d'heure », tu choisis la personne, le jour et l'heure.
2. 2Cherche le client sous « Chercher un client » par son nom ou son numéro de téléphone. S'il est nouveau, touche « Nouveau : « … » » et indique, si tu les as, son téléphone et son e-mail.
3. 3Touche la prestation. Le rendez-vous est alors inscrit. Pour plusieurs prestations, touche « + ajouter », puis « Inscrire ».

Si le client a un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, il reçoit une confirmation tant que « Envoyer une confirmation à … » est coché. Les prestations de la dernière fois figurent tout en haut, avec « Comme la dernière fois ».

Dans l'agenda, les règles de réservation ne s'appliquent pas : tu peux aussi inscrire à court terme et longtemps à l'avance, par pas de 5 minutes.

Quand l'heure est déjà prise

Si la personne est déjà occupée à cette heure-là, Puntelo n'inscrit pas le rendez-vous et montre les prochains créneaux libres chez cette personne. En dehors des horaires de travail, Puntelo demande confirmation ; avec « Inscrire quand même », c'est possible.

Tu ne peux plus inscrire ni déplacer de rendez-vous à des jours passés.

Déplacer un rendez-vous

Fais glisser le rendez-vous vers la nouvelle heure, même dans la colonne d'une autre personne. Sur le portable, garde-le d'abord appuyé un instant. Ou ouvre le rendez-vous et touche « Déplacer » : tu y choisis la personne et le jour et tu vois les créneaux libres.

Avant de déplacer, Puntelo demande si le client reçoit un message : « Déplacer et informer … » ou « Déplacer sans message ».

Tu ne changes pas la durée en faisant glisser, mais dans le rendez-vous : Adapter la durée et le prix.

Annuler un rendez-vous

Ouvre le rendez-vous, touche « Annuler le rendez-vous » et choisis « Annuler le rendez-vous et informer … » ou « Annuler le rendez-vous sans message ». Un rendez-vous annulé revient avec « Réinscrire ».

Si un client annule lui-même via le lien, tu le vois dans l'agenda.

Venu et pas venu

Dans le rendez-vous, tu touches « Venu » ou « Pas venu ». « Venu » est possible à partir du jour du rendez-vous, « Pas venu » à partir de son heure de début. Sous « Plus d'options », il y a « Confirmé » et « Revenir à réservé ».

Le nombre de fois où quelqu'un n'est pas venu figure dans la fiche client ; le taux de l'établissement apparaît dans les statistiques.

Adapter la durée, le prix et la note

Dans le rendez-vous, sous « Plus d'options » → « Adapter », tu modifies la durée de chaque prestation, le prix et la « Note sur le rendez-vous ». Si la nouvelle durée chevauche un autre rendez-vous, Puntelo demande confirmation.

Ce qu'un client écrit sous « Remarque » lors de la réservation en ligne figure aussi dans la note sur le rendez-vous.

Défaire

Après une modification dans l'agenda, Puntelo affiche en bas « Défaire » pendant quelques secondes. Ensuite, tu annules la modification à la main.

Bloquer du temps

Pour une formation, un rendez-vous chez le médecin ou des vacances de l'établissement, tu inscris une absence sous « Absences », même pour une partie de la journée seulement. Pendant ce temps, personne ne peut réserver en ligne : Absences.

Qui voit l'agenda

L'administrateur, la suppléance, l'accueil et les collaborateurs voient et modifient les agendas de toutes les personnes. Le rôle Comptabilité n'a pas d'agenda. Plus d'informations sous Équipe et rôles.